De la boîte de réception à une tâche
Connectez une boîte IMAP/SMTP chiffrée à l’agent. Il peut rechercher et lire les messages, ouvrir les pièces jointes, répondre, transférer, modifier les indicateurs, déplacer ou mettre un mail à la corbeille selon ses fonctions autorisées.
La réception automatique crée une tâche dédiée pour chaque nouveau message admis. La première activation établit un point de départ : elle ne transforme pas tout l’historique en missions.
Configurer la validation
Dans les réglages de la connexion Mail, activez l’approbation humaine et désignez la personne chargée de valider.
Préparer une réponse complète
Un agent peut consulter les pièces jointes, chercher les informations nécessaires et préparer le corps de la réponse. Les fichiers restent identifiés par leur URI, pour pouvoir les lire ou les copier vers un document de travail.
Terminer la tâche ne répond pas automatiquement à l’expéditeur. L’envoi est une action explicite avec ses destinataires, son objet, son contenu et ses pièces jointes.
Approuver ce qui sera réellement envoyé
Lorsque la connexion impose une validation, le message est conservé avant tout envoi SMTP. Le valideur désigné lit le contenu exact, puis l’approuve ou le rejette. L’approbation envoie cette version enregistrée.
Changer ensuite le valideur dans la connexion ne réattribue pas les messages déjà en attente. Si un destinataire n’est connu que par son nom, l’agent doit résoudre son identité ; une ambiguïté appelle une précision.
Retrouver l’issue de chaque envoi
La page Mails sépare les validations en attente et l’historique. Recherchez par agent, expéditeur, destinataire, objet ou contenu. Le détail conserve l’issue de l’envoi et la personne chargée de sa revue.
Une clé d’idempotence évite de soumettre deux fois la même demande. Si une coupure rend la livraison incertaine, Galaris distingue cette incertitude d’un échec certain ; la réconciliation peut rechercher le Message-ID dans Envoyés. Un nouvel envoi aveugle n’est pas assimilé à une réparation.
Un premier usage : préparer une réponse fournisseur
Sur une boîte de test, recevez une demande avec une pièce jointe synthétique. Faites préparer une réponse qui cite le document et laisse les montants non confirmés ouverts. Vérifiez les destinataires et les fichiers, puis approuvez l’envoi. Contrôlez le message reçu et son historique dans Galaris.
Les messages envoyés portent une signature indiquant l’intervention d’un agent IA via Galaris. La boîte, les accès et la politique d’approbation doivent être configurés.